Politica sulla riservatezza

INFORMATIVA RESA AI SENSI DELL'ART. 13 DEL REGOLAMENTO UE 2016/679 (GDPR) - (English Version Below)

La presente informativa è resa nel rispetto dell’art. 13 del Regolamento UE 2016/679 relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati (di seguito “Regolamento”) dalla Federazione Italiana Surfing, Sci Nautico e Wakeboard, con sede in Via G. B. Piranesi, 46 20137 – Milano (MI), Codice Fiscale e Partita IVA 06369340150 (di seguito, anche solo la “FISSW”) nell’ambito della gestione del tesseramento di atleti, dirigenti, allenatori, istruttori e arbitri che intendono tesserarsi alla medesima Federazione.

Modalità e finalità del trattamento dati
La FISSW raccoglie tutti i dati necessari al tesseramento, quali nome e cognome; luogo e data di nasciata, indirizzo di residenza; recapiti (es. telefono, e-mail); cittadinanza. Nel corso del rapporto di tesseramento la FISSW potrà raccogliere altri dati, anche di natura particolare, ai sensi dell’art. 9 del Regolamento, quali dati sanitari, in caso di prestazioni rese a favore della Federazione da parte del tesserato.

La informiamo che i dati verranno trattati con il supporto dei seguenti mezzi:

Mista - elettronica e cartacea
I dati raccolti saranno utilizzati per le seguenti finalità strettamente connesse all’attività sportiva federale e, in particolare, per:

Gestione amministrativa e assicurativa dei tesserati
Programmazione e organizzazione, anche logistica, delle attività e degli eventi sportivi
Reclutamento, selezione, valutazione
Adempimento di obblighi fiscali o contabili
Gestione del contenzioso

INTEGRAZIONE INFORMATIVA:

1. I dati personali richiesti dalla Federazione sono tutti dati necessari all'espletamento delle funzioni della stessa Federazione nei confronti dei tesserati. Ad esempio:

- Il sesso è necessario al fine dell'iscrizione a competizioni e gare (possono esistere, infatti, gare maschili e gare femminili). Il sistema sportivo italiano prevede, al momento, solo due generi;

- La nazionalità, e il luogo di nascita possono essere necessari per adempiere a requisiti previsti dalla legge o da regolamenti specifici della Federazione, come ad esempio in ambito di partecipazione a competizioni internazionali che richiedono l'indicazione della nazionalità per l'identificazione dei partecipanti;

- Eventuali dati sanitari raccolti dalla Federazione saranno necessari, ad esempio, qualora un tesserato subisca un infortunio nell'ambito di attività svolte per la Federazione stessa.

Base giuridica
Per l’erogazione dei servizi connessi al tesseramento
Il conferimento dei dati è obbligatorio in base al rapporto di tesseramento e/o a obblighi legali e pertanto l'eventuale rifiuto a fornirli in tutto o in parte può dar luogo all'impossibilità per la FISSW di instaurare il rapporto, darvi esecuzione o svolgere correttamente tutti gli adempimenti connessi al rapporto di tesseramento. Tra le finalità connesse al tesseramento rientrano anche la gestione dei dati per finalità di giustizia sportiva e relativa pubblicazione dei provvedimenti; per realizzare, conservare e utilizzare immagini fotografiche e/o filmiche, per fini di interesse pubblico o storico/archivistico, nonché per promuovere le attività federali e fornire una testimonianza sulla pratica sportiva.

Finalità di marketing e comunicazione commerciale ( cessione a terzi)
Il trattamento dei dati personali per finalità di marketing e/o comunicazioni promozionali e la loro eventuale cessione a terzi non viene effettuato tramite questo sistema.

L’eventuale raccolta del consenso per tali finalità avviene esclusivamente tramite la Federazione, in modalità separate e con informative dedicate.

Il consenso prestato è revocabile in qualsiasi momento scrivendo a dpo@fissw.com.

Wakesys tratta esclusivamente i dati essenziali per le finalità di registrazione e non tratta dati per scopi di marketing o comunicazioni verso terze parti.

Categorie di destinatari
Ferme restando le comunicazioni eseguite in adempimento di obblighi di legge e contrattuali, tutti i dati raccolti ed elaborati potranno essere comunicati esclusivamente per le finalità sopra specificate a:

Comitato Olimpico Nazionale Italiano (CONI), Sport e Salute S.p.A., Organismi Antidoping;
Enti e/o altre Federazioni Sportive, italiane ed estere;
Associazioni e Società Sportive, affiliate e non affiliate;
altri soggetti pubblici o privati e organismi associativi, anche stranieri, per la realizzazione delle iniziative ed attività connesse ai fini istituzionali della FISSW;
Enti, Società o soggetti che intrattengono con FISSW rapporti contrattuali per attività di pubblicità o di sponsorizzazione di eventi, tornei e manifestazioni sportive;
Enti, Società o soggetti che intrattengono con FISSW rapporti connessi all’organizzazione e allo svolgimento dei campionati e dell’attività sportiva, inclusi procuratori sportivi;
Enti, Società o soggetti, anche stranieri, che intrattengono con FISSW rapporti per l’organizzazione o la gestione di eventi sportivi;
Imprese assicuratrici;
Consulenti esterni della FISSW nei limiti necessari allo svolgimento del proprio mandato (es. società di sviluppo e manutenzione sistemi informatici e/o che svolgono attività di elaborazione dati; studi/professionisti di consulenza legale; società di consulenza fiscale, amministrativa/contabile; personale sanitario incaricato dalla FISSW; organi di giustizia sportiva; ecc.);
Enti, Società o soggetti che svolgono attività commerciale di vendita e/o fornitura di beni e/o servizi, di pubblicità, nell’ambito dell’attività commerciale promozionale e di marketing di cui al precedente paragrafo 2, lettera b), di questa informativa.
Nella gestione dei suoi dati, inoltre, possono venire a conoscenza degli stessi le seguenti categorie di persone autorizzate e/o responsabili interni ed esterni individuati per iscritto e ai quali sono state fornite specifiche istruzioni scritte circa il trattamento dei dati:

Membri degli organi federali
Dipendenti e collaboratori della FISSW
Società esterne che gestiscono i servizi informatici della FISSW
In relazione al rapporto con la FISSW, questi potranno trattare dati che la legge definisce “particolari” in quanto idonei a rilevare ad esempio:

lo stato generale di salute, idoneità o meno allo svolgimento di determinate attività (quale esito espresso da personale medico);
convinzioni religiose (festività religiose, preferenze alimentari, ecc.).

Come già sottolineato, gli articoli 13 e 14 del GDPR non richiedono un livello di dettaglio così approfondito, ma stabiliscono che debbano essere indicati solo i destinatari o le categorie di destinatari. Si precisa che, per ciascun destinatario indicato nell'informativa, il relativo trasferimento dei dati risponde a esigenze della Federazione che possono essere di natura amministrativa o derivare da obblighi legali.

Diritti dell’interessato
La informiamo che, in conformità alla vigente disciplina, ha i seguenti diritti: chiedere e ottenere informazioni circa l’esistenza di propri dati nella disponibilità del Titolare e accesso a tali dati; per i dati oggetto di trattamento con sistemi automatizzati, chiedere la comunicazione dei propri dati e/o il trasferimento ad altro titolare; chiedere e ottenere la modifica e/o correzione dei suoi dati personali se ritiene che siano inaccurati o incompleti; chiedere e ottenere la cancellazione – e/o la limitazione del trattamento – dei suoi dati personali qualora si tratti di dati o informazioni non necessari – o non più necessari – per le finalità che precedono, quindi decorso il periodo di conservazione indicato al paragrafo che segue.

In particolare, le sono riconosciuti i seguenti diritti: artt. 15 – “Diritto di accesso dell’interessato”,
16 – “Diritto di rettifica”, 17 – “Diritto alla cancellazione”, 18 – “Diritto di limitazione al trattamento”, 19 – “Limitazione del trattamento”, 20 – “Diritto alla portabilità dei dati” del Regolamento UE 2016/679 nei limiti e alle condizioni previste dall’art. 12 del Regolamento stesso.

Per esercitare i diritti dell’interessato, è possibile contattare la FISSW scrivendo all’indirizzo di posta elettronica dpo@fissw.com o a mezzo posta al seguente indirizzo: Federazione Italiana Surfing, Sci Nautico e Wakeboard, con sede in Via G. B. Piranesi, 46 20137 – Milano (MI).

Periodo di conservazione
I dati predetti e gli altri costituenti il suo rapporto di tesseramento verranno conservati anche dopo la cessazione del rapporto di tesseramento nei limiti dell’espletamento di tutti gli eventuali adempimenti connessi o derivanti dalla conclusione di detto rapporto e per esigenze giudiziarie e di difesa.

I dati relativi alla sua attività sportiva, in quanto soggetto tesserato, potranno essere conservati, senza limitazioni temporali, per esigenze storiche e/o archivistiche.

Con riferimento ai trattamenti per fini di marketing, la informiamo che i dati saranno trattati per tutta la durata del rapporto di tesseramento, salvo eventuale revoca del consenso da lei prestato.

Con riferimento alla comunicazione dei dati a terzi per fini di marketing, la informiamo che i dati potranno essere oggetto di comunicazione fino alla eventuale revoca del tuo consenso.

Trasferimento dati Extra UE
I suoi dati potranno essere trasferiti fuori dall’Unione europea da parte della FISSW o di propri responsabili del trattamento di cui la FISSW si avvale per attività connesse alla gestione del rapporto di tesseramento. Tale trasferimento, ove ricorra il caso, sarà legittimato dal consenso dell’interessato al tesseramento oppure potrebbe essere disciplinato con i soggetti importatori mediante il ricorso a clausole contrattuali standard adottate dalla Commissione europea con la decisione 2010/87/UE ed eventuali successive modifiche o, in alternativa, sulla base di una decisione di adeguatezza della Commissione, sulla base di norme vincolanti di impresa e/o di ogni altro strumento consentito dalla normativa di riferimento. Potrà ottenere informazioni sul luogo in cui i suoi dati sono stati trasferiti e copia di tali dati, scrivendo a Federazione con sede in Milano – Via G. B. Piranesi, 46.

Minorenni
Ai sensi dell’art. 8 del Regolamento UE 2016/679, qualora l’interessato sia minorenne, il trattamento dei dati di cui alla presente informativa è da considerarsi lecito soltanto se e nella misura in cui tale consenso sia prestato o autorizzato dal titolare della responsabilità genitoriale.

Titolare del trattamento
Titolare del trattamento dei suoi dati personali è la Federazione Italiana Surfing, Sci Nautico e Wakeboard con sede in Milano – via G. B. Piranesi, 46.

Il sottoscritto, previa identificazione, dichiara di aver ricevuto completa informativa ai sensi dell’art. 13 del Regolamento UE 2016/679 ed esprime il consenso al trattamento dei propri dati personali con particolare riguardo a quelli cosiddetti particolari nei limiti, per le finalità e per la durata precisati nell’informativa.

English Version :
INFORMATION NOTICE PURSUANT TO ARTICLE 13 OF EU REGULATION 2016/679 (GDPR)

This information notice is provided in compliance with Article 13 of EU Regulation 2016/679 concerning the protection of natural persons with regard to the processing of personal data, as well as the free movement of such data (hereinafter referred to as the “Regulation”), by the Italian Federation of Surfing, Water Skiing, and Wakeboarding (FISSW), with registered office at Via G. B. Piranesi, 46, 20137 – Milan (MI), Tax Code and VAT Number 06369340150, in the context of managing the registration of athletes, managers, coaches, instructors, and referees who wish to be registered with the Federation.

1. Methods and Purposes of Data Processing

FISSW collects all necessary data for registration, including:

• Personal data: name and surname, place and date of birth, residence address, contact details (e.g., phone, email), citizenship.

• Additional data: during the registration period, FISSW may collect other data, including special categories of data under Article 9 of the Regulation, such as health data if services are provided to the Federation by the registered member.

Processing Methods

The data will be processed using the following means:

• Mixed – electronic and paper-based

The collected data will be used for purposes strictly related to federal sports activities, specifically:

• Administrative and insurance management of registered members

• Planning and organizing, including logistical arrangements, for activities and sports events

• Recruitment, selection, and evaluation

• Compliance with tax or accounting obligations

• Management of legal disputes

ADDITIONAL INFORMATION:

1. All personal data requested by the Federation are necessary for the fulfillment of its institutional duties towards its members. For example:
- Gender is required for registration in competitions and races (as currently the Italian sports system distinguishes between male and female categories);
- Nationality and place of birth may be necessary to comply with legal requirements or specific regulations of the Federation, such as those related to participation in international competitions where nationality is needed to identify participants;
- Any health data collected by the Federation may be required in the event that a member suffers an injury during activities organized by the Federation.

2. Legal Basis

a) For the Provision of Services Related to Registration

Providing data is mandatory based on the registration relationship and/or legal obligations. Failure to provide such data, in whole or in part, may prevent FISSW from initiating, executing, or properly fulfilling all obligations related to the registration relationship.

Among the purposes related to registration, data processing also includes:

• Management of data for sports justice purposes, including the publication of rulings

• Creation, storage, and use of photographic and/or video images for public interest, historical/archival purposes, or to promote federal activities and document sports practices

Marketing and Commercial Communication Purposes (Disclosure to Third Parties)

The processing of personal data for marketing and/or promotional communication purposes, as well as any potential disclosure to third parties, is not carried out through this system. Any collection of consent for such purposes is conducted exclusively by the Federation, through separate procedures and dedicated privacy notices.

The consent provided can be withdrawn at any time by writing to dpo@fissw.com.

Wakesys only processes essential data for registration purposes and does not process data for marketing or third-party communication purposes.

3. Categories of Recipients

Apart from communications required by law and contractual obligations, the collected and processed data may be shared exclusively for the purposes specified above with:

• Italian National Olympic Committee (CONI), Sport e Salute S.p.A., Anti-Doping Agencies

• Italian and foreign sports entities and federations

• Affiliated and non-affiliated sports associations and clubs

• Public or private organizations and associations, including foreign entities, for initiatives and activities related to FISSW’s institutional purposes

• Entities, companies, or individuals engaged in advertising or sponsorship activities for events, tournaments, and sports competitions

• Entities, companies, or individuals involved in organizing and conducting championships and sports activities, including sports agents

• Insurance companies

• External consultants (e.g., IT service providers, legal advisors, tax/accounting consultants, medical personnel appointed by FISSW, sports justice bodies)

• Entities, companies, or individuals engaged in commercial activities related to the sale/provision of goods or services, advertising, and marketing as per section 2, letter b) of this notice

Additionally, the following categories of authorized individuals and/or internal and external processors may process your data based on written instructions provided by FISSW:

• Members of federal bodies

• FISSW employees and collaborators

• External companies managing FISSW’s IT services

As already highlighted, Articles 13 and 14 of the GDPR do not require an excessively detailed level of information but rather the indication of recipients or categories of recipients. Therefore, the current privacy notice fully complies with the Regulation. We specify that for each recipient listed in this privacy notice, the related data transfers fulfill the administrative or legal obligations of the Federation.

4. Special Categories of Data

In relation to your registration with FISSW, data categorized as “special” under law may be processed, such as:

• Health status (e.g., suitability for certain activities as assessed by medical personnel)

• Religious beliefs (e.g., religious holidays, dietary preferences)

5. Rights of the Data Subject

Under current regulations, you have the right to:

• Request and obtain information about the existence of your data and access such data

• Request the communication and/or transfer of your data to another data controller (for data processed using automated systems)

• Request and obtain the modification and/or correction of your personal data if inaccurate or incomplete

• Request and obtain the deletion and/or restriction of processing of your data if they are unnecessary for the aforementioned purposes

Specifically, you are entitled to the following rights under Articles 15-20 of the GDPR:

• Right of access

• Right of rectification

• Right of erasure

• Right of restriction of processing

• Right of data portability

To exercise these rights, you can contact FISSW at dpo@fissw.com or by postal mail at:

Federazione Italiana Surfing, Sci Nautico e Wakeboard, Via G. B. Piranesi, 46, 20137 – Milan (MI)

6. Data Retention Period

The above-mentioned data and any other data related to your registration will be retained even after the termination of your registration, within the limits necessary for fulfilling any obligations or legal requirements arising from the conclusion of the relationship.

• Data related to your sports activity as a registered member may be retained indefinitely for historical and/or archival purposes.

• Marketing-related data will be processed for the entire duration of your registration, unless consent is withdrawn.

• Data shared with third parties for marketing purposes will be retained until consent is withdrawn.

7. Data Transfers Outside the EU

Your data may be transferred outside the European Union by FISSW or its processors for activities related to managing your registration.

Such transfers, if applicable, will be:

• Based on your consent,

• Regulated through standard contractual clauses adopted by the European Commission (Decision 2010/87/EU),

• Covered by an adequacy decision or binding corporate rules, or

• In compliance with other legal frameworks permitted by applicable law.

For information on the location of your data and to obtain copies, you may contact FISSW at the address provided above.

8. Minors

Under Article 8 of the GDPR, if the data subject is a minor, the processing of their data under this notice is lawful only if consent is provided or authorized by the holder of parental responsibility.

9. Data Controller

The data controller is:

Federazione Italiana Surfing, Sci Nautico e Wakeboard (FISSW)

Registered office: Via G. B. Piranesi, 46, 20137 – Milan (MI)

10. Consent Acknowledgment

I, the undersigned, declare that I have received full information pursuant to Article 13 of EU Regulation 2016/679 and consent to the processing of my personal data, including special categories of data, within the limits, for the purposes, and for the duration specified in this notice.